All About Secretary

All About Secretary

A.Pengertian Sekretaris Profesional

            Sekretaris Profesional adalah seorang yang bertugas membantu pimpinan dengan dasar pengetahuan yang luas dan ketrampilan.Sekretaris Profesional harus ahli dalam bidangnya masing-masing dan bekerja secara maksimal.Selain itu Sekretaris Profesional juga mampu membedakan antara kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan.

B.Arti Penting Sekretaris Profesional Bagi Sebuah Perusahaan

           Kehadiran seorang Sekretaris Profesional dalam sebuah perusahaan atau kantor akan mrembawa dampak positif bagi perusahaan.Sekretaris dapat melaksanakan semua pekerjaannya dengan “Excellent”.Sebagai seorang yang di percaya oleh perusahaan atau sebagai orang kedua setelah pimpinan ,Sekretaris dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya.Sekretaris bisa membantu dalam menjalin relasi baik dengan rekan kerja atau rekan bisnis pada setiap perusahaan.

C.Tips Menjadi Sekretaris Profesional

1.Memiliki Kepribadian Yang Baik

Seorang Sekretaris yang baik bukan hanya harus berpenampilan menarik,Tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik.Seorang sekretaris profesional harus ramah,baik,dan bertanggung jawab pada semua tugasnya.Bukan hanya baik kepada pimpinan saja,tapi sekretaris juga harus menunjukan kepribadian yang baik kepada relasi atau rekan sekantor.

2.Memiliki Etika Yang Baik

Sekretaris juga harus memiliki etika yang baik.Seperti halnya baik dalam hal bebicara,makan,duduk dan lain sebagainya .Etika yang baik itu harus di miliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.

3.Pandai Berbicara Di Depan Publik

Terkadang sekretaris  diminta untuk menemani pimpinan untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya.Untuk itu,seorang sekretaris herus bisa belajar berbicara yang baik di depan public atau pada saat meeting (rapat) perusahaan.

4.Membuat Citra Baik Untuk Perusahaan

Citra  perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi .Karena sekretaris merupakan  tangan kanan perusahaan ,dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik kepada rekan perusahaan dan public.

5.Pandai Menjaga Rahasia

Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan .Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh pimpinan nya.Untuk itu seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pimpinan nya.

6.Mengerti Teknologi

Seorang sekretaris bukan hanya pandai memperhatikan penampilan dan berdandan,tapi juga harus mengerti teknologi.Dengan teknologi tentunya akan dapat  memudahkan seseorang sekretaris untuk mendapatkan informasi,menerima atau mengirim email dan lain sebagainya.

7.Mengerti Accounting Dan Pembukuan

Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan.Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor.Dengan menguasai hal tersebut tentunya anda bisa menjadi sekretaris profesional.

8.Harus Bisa Menguasai Bahasa Asing

Seorang sekretaris yang menguasai bahasa asing akan menjadi nilai tambahan bagi dirinya.Terkadang pimpinan meminta sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

D.Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris Profesional

Secara profesional,ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1.Personality   : Seorang sekretaris haruslah sabar,tekun,disiplin,tidak mudah menyerah,berpenampilan baik,jujur,loyal,pandai bicara,sopan dan bisa menjaga image perusahaan.

2.General Knowledge :Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan yang memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi,terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi .

3.Special Knowledge :Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan khusus yang berkaitan dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4.Skill and Technic : Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan mengetik,korespondensi,stenografi ( yang bukan syarat mutlak ) dan kearsipan.

5.Pratice :Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon,menerima tamu,menyiapkan rapat,membuat agenda pimpinan dan lain-lain.

E.Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan dan Dilakukan Oleh Seorang Sekretaris Profesional

1.Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi.Karena sekretaris adalah tangan kanan seorang pimpinan,maka sekretaris juga harus menampilkan citra yang baik bagi sebuah perusahaan.

2.Baik Dan Bertanggung Jawab

Seorang sekretaris haruslah ramah,baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya.

3.Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan,Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan atau rahasia yang pribadi pimpinan.

4.Mempelajari Karakter Pimpinan

Kenalilah karakter atasan anda tidak salah dalam mengambil dan menentukan keputusan.